Forum des Associations 2018

Souhaité par certains, évoqué régulièrement par d’autres, mais toujours repoussé jusqu’à cette année, le  Forum des Associations de Rodez, se tiendra  enfin  les 19 & 20 octobre 2018 à la salle des fêtes de Rodez.

Petit historique de cette  organisation

1. Contact avec la Mairie

Suite à nos demandes, nous avons eu l’opportunité d’en débattre avec des élu(e)s de la ville de RODEZ & leurs responsables des services municipaux, lors d’une entrevue concrète et fructueuse, en début d’année 2018.

 

Nous sommes tombés d’accord pour déclarer qu’une telle manifestation sera profitable à tous 

  • Le public découvrant ainsi la diversité de la vie associative locale et les services proposés
  • Les associations trouvant une occasion de faire connaître et promouvoir leurs activités, le bénévolat et l’engagement citoyen
  • Les collectivités mettant en lumière les infrastructures consacrėes à la vie associative  (maison des associations, salles, maisons de quartier) et leurs actions d’animation des quartiers.

De plus, l’engagement de la ville à nous accompagner et nous appuyer sur la communication et la recherche de partenariats éventuels nous a paru sécurisant.

La balle était donc dans le camp des Associations.

 

2. Organisation d’un Café débat

Pour recueillir l’avis et les idées d’un maximum d’associations, nous avons consacré notre Café Débat du 24 mai  à la mise en place de ce Forum

CLIQUEZ ICI pour en voir le compte-rendu

Suite à cette réunion très positive et à l’intérêt exprimé par une trentaine de structures :

-La salle des fêtes a donc été retenue et la date arrêtée pour le vendredi 19 & samedi 20 octobre

 

3. Mise en place d’un Comité de plotage

Un comité de pilotage a été constitué, sa 1ère réunion s’est tenue le 6 juin à la Maison des Associations, étaient présentes les associations suivantes :

ASSOCIATISSE , APF France Handicap, CCOR, SECOURS CATHOLIQUE, RESTO DU COEUR, ARDDS, CLCV, AFEV

excusées : ARTISANS DU MONDE, RADIOTEMPS RODEZ, SEL DE RODEZ

Des commissions ont été instituées  : Logistique, Communication, Animation, Restauration/Buvette

membres du comité de pilotage

quelques membres du comité de pilotage

4. Travail en commissions

-Les 14, 20, 26 juin les commissions se sont réunies et ont bien avancé leur travail

-Le vendredi 29 juin est paru dans LA DEPECHE le 1er communiqué de presse annonçant la future manifestation.

pour en prendre connaissance, cliquez ICI

En début de semaine 27, le dossier d’inscription a été finalisé et envoyé aux associations pré-inscrites, déjà une cinquantaine avant l’ouverture officielle des inscriptions.

-Un rappel sera envoyé aux associations qui ne se sont pas encore manifestées.

-Des contacts sont pris avec les radios locales RADIO TEMPS RODEZ & CFM pour l’animation des 2 jours

-Dernière réunion du comité de pilotage ce 9 juillet afin de tout caler avant les vacances : le point sur les différentes démarches effectuées, finalisation du rétroplanning, prévision de la prochaine réunion de rentrée (29 août)

-Mi-juillet, en comptant la cinquantaine d’associations déjà préinscrites auxquelles se rajoutent les dernières demandes, il ne reste qu’une vingtaine d’emplacements libres.

-Reunion le 29 août du comité de pilotage afin de faire le point sur : les inscriptions, les actions de communication (publicité radiophonique sur CFM, affiches, flyers, abribus, flyer du forumbâches, etc…), le projet de plan d’installation des stands, le courrier aux chefs d’établissement pour la journée du vendredi consacrée aux scolaires.

-11 septembre : les commissions logistique et animation se retrouvent sur place, à la salle des fêtes, afin de : valider le plan d’implantation des stands, vérifier à nouveau le matériel mis à disposition, étudier la mise en place d’une boucle d’induction magnétique (pour public malentendant) par l’ARDDS et Radio temps Rodez, examiner les diverses propositions d’animations prévues lors du Forum.

-phoning auprès des pré-insctits n’ayant toujours pas renvoyé leur dossier

-15 septembre, clôture des inscriptions : auprès quelques défections mais aussi inscriptions de dernière minute nous sommes à 70 associations participantes

-19 septembre, J-30, réunion des commissions communication et animation :

  • derniers réunion des commissions communication et animationdétails du plan de communication
  • détermination des dates de la conférence de presse, du début d’affichage, de l’envoi des invitations
  • fixation du programme des animations

 

 

-20 septembre, réunion de la commission restauration rapide/buvette à la salle des fêtes

-J-21, dernière ligne droite, la campagne d’affichage ne débutera qu’à compter du 8 octobre, espèrons alors que les abribus du centre ville seront enfin remontés. En attendant quelques banderoles & affiches ont déjà été placées. 

 

J-9 la campagne d’affichage démarre, ainsi que la diffusion de spots sur CFM.

 

 

Les animations au programme de ces 2 jours