Café Débat #12 Réussir son AG

12 ème CAFÉ DÉBAT Associatisse

RÉUSSIR SON ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

MARDI 24 JANVIER 2017 à 18h

Maison des Associations de RODEZ

 

 

 

Pourquoi ce thème : 

D’ici peu va démarrer, pour la plupart d’entre nous, la période des Assemblées Générales, véritables grands messes du fait associatif.

N’avons-nous pas tous à nous interroger sur nos pratiques? Même si d’années en années nous reproduisons à l’identique ce que nos aînés appliquaient, sommes nous vraiment certains de ne pas commettre d’erreurs?

Cette animation avait pour but de mettre en lumière certains points, souvent négligés mais importants, cela s’est déroulé sous forme de questionnement et de discussion entre pairs car il y a toujours de bonnes idées à emprunter aux autres.

Participation :

Une  dizaine de participants seulement, eh oui, il semble bien que les thèmes tournant autour de la gouvernance, des  aspects juridiques ou administratifs, ne motivent pas vraiment les responsables associatifs…Et pourtant…

Comme le constate régulièrement notre Président qui, tous les jeudis matin, tient la permanence destinée aux associations, beaucoup de problèmes rencontrés tournent autour de ces thèmes.

Prévenir valant mieux que guérir, si vous n’avez pas assisté à cette animation, jetez tout de même un coup d’œil à ce compte-rendu

Le déroulement de la soirée :

INTRODUCTION

Nous nous sommes, d’abord, tous posé la question

Qu’entendons nous par « RÉUSSIR SON AG »

Nos réponses

  • réussir à avoir beaucoup de participants
  • respecter les règles administratives afin que les décisions prises soient valides
  • permettre l’expression des adhérents (c’est une des rares manifestations réunissant le maximum d’adhérents)
  • réussir sa communication (vitrine de notre association, motiver les adhérents anciens comme nouveaux)

De fait, il existe 3 temps, de portées égales à ne pas négliger, mais accordons-nous suffisamment d’importance à  chacun?

 

L’AVANT=LA PRÉPARATION

  • déterminer le type d’AG à tenir (ordinaire ou extraordinaire, ou les 2)
  • préparer les rapports avec le CA (moral, activités, financier, prévisions)
  • bien déterminer l’ordre du jour : les rapports, les cotisations(?), le renouvellement du CA,(ATTENTION, pas de vote possible si les questions ne figurent pas à l’ordre du jour)
  • formalités des invitations : qui invite, comment, les délais, les pouvoirs, appel à candidatures,  quels documents joindre
  • si vous ne joignez pas le rapport financier à la convocation, l’idéal au niveau de la transparence est de préciser que les comptes peuvent être consultés sur rendez-vous, dans vos locaux, par les adhérents le désirant
  • préparer les points à bien vérifier le jour venu et les noter : qui a le droit de vote, déterminer le quorum, le nombre de pouvoirs/ pers, comment le contrôler? Cela veut dire imprimer des feuilles d’émargement séparées pour votants et non votants (invités, officiels, curieux), permettant de contrôler rapidement le quorum
  • prévoir et organiser l’aspect matériel pratique (nombre de bénévoles présents pour effectuer les tâches, le matériel indispensable etc…)
  • prévoir sa communication externe : officiels, presse etc…

Tous ces points, ou presque, sont prévus dans vos statuts, bien les vérifier et les respecter, vos statuts sont votre table des lois!

LE JOUR VENU = PENDANT

  • toujours avoir ses statuts à portée de main, ainsi que le calcul du quorum ( si l’on vous conteste une formalité en vous opposant vos statuts, vous pourrez y répondre…si tant est que votre opposant ait tort!)
  • prévoir une distinction claire entre votants et non votants=faire tenir une feuille de présence émargée, séparant votants et non votants pour faciliter le calcul du quorum et prévoir une colonne pouvoirs
  • avant de commencer, bien vérifier si le quorum est atteint, pour que l’assemblée puisse légalement voter, le préciser en début de séance en donnant le nombre de votants par rapport au quorum à atteindre
  • nommer un président et un secrétaire de séance, c’est eux qui signeront les PV ( car, les  présidents et secrétaires sortants peuvent changer au cours du vote du CA ou être absents, or les PV doivent obligatoirement être signés par un président & un secrétaire de séance)
  • lire l’ordre du jour et s’y tenir=check list sous les yeux, afin de ne rien oublier (mais oui, un oubli peut arriver dans le feu de l’action)
  • présenter les différents rapports et ne pas oublier de les mettre au vote
  • si les votes sont à main levée, prévoir en cas de public nombreux 2 personnes chargées du comptage  (bien noter les abstentions, les contre, les pour, afin de les reporter sur les PV)
  • penser à la fixation des cotisations si les statuts octroient cette décision à l’AG
  • Pour le renouvellement du CA, présenter les candidatures déclarées, demander s’il y a des candidatures spontanées (si vos statuts le permettent), passer au vote (et tjrs bien noter les résultats pour les PV)
  • enfin, donner la parole aux adhérents pour qu’ils s’expriment

APRÈS

2 tâches sont obligatoires pour que votre AG soit validée

  • rédiger et faire signer les PV
  • fixer le CA pour élection du bureau (si pas fait à l’AG)
  • dans un délai de 3 mois maximum faire les déclarations obligatoires en préfecture (ATTENTION : vous devez déclarer la totalité des membres du CA et non le bureau seulement)
  • prévenir également, de ces changements ou de la reconduction, vos partenaires habituels : BANQUES pour délégation de signature, DDCSPP, PTT, etc
  • Communication interne & externe : envoyer le compte-rendu aux adhérents absents et éventuellement aux officiels absents

 

PENSEZ  A RÉGULIÈREMENT VÉRIFIER QUE VOS PRATIQUES SOIENT CONFORMES A VOS STATUTS.

 

En cas de doutes ou de questions, n’hésitez pas à venir à la permanence du jeudi matin (9h30 à 12 h) à la Maison des Associations, nous y recevons tous les responsables associatifs, adhérents ou non.

 

 

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